Procédure de Dépôt et Suivi de Dossier d'Urbanisme en Mairie

Temps de lecture : 10 minutes

Votre dossier de permis de construire est prêt, mais vous ignorez comment le déposer et surtout comment suivre son avancement ? "Où en est mon permis ?" Cette question, des milliers de pétitionnaires se la posent chaque semaine. Entre le dépôt en mairie, l'attribution du numéro de dossier, les éventuelles demandes de pièces complémentaires et la décision finale, le parcours peut sembler opaque. Pourtant, avec les bons réflexes, vous pouvez suivre votre demande de permis construire en temps réel et anticiper les délais. Voici la procédure complète, du dépôt jusqu'à la notification de la décision.

Sommaire

• Les différents modes de dépôt
• Le récépissé et le numéro de dossier
• Les étapes de l'instruction
• Suivre l'avancement de votre dossier
• Cas pratiques et exemples
• Erreurs à éviter
• Questions fréquentes
• Conclusion

Les différents modes de dépôt

Dépôt en mairie (guichet physique)

Le dépôt traditionnel s'effectue au service urbanisme de votre mairie. Cette option présente plusieurs avantages :

• Contact direct avec l'instructeur
• Vérification immédiate de la complétude apparente du dossier
• Récépissé délivré sur place

Nombre d'exemplaires requis :

• Déclaration préalable : 2 exemplaires (3 en secteur ABF)
• Permis de construire : 4 exemplaires (5 en secteur ABF)

Chaque exemplaire doit être complet avec toutes les pièces. Un dossier de permis inclut le formulaire CERFA, les plans (situation, masse, coupe, façades), les photographies et la notice descriptive.

Dépôt par courrier recommandé

Le dépôt par lettre recommandée avec accusé de réception est légalement équivalent au dépôt en main propre. La date de dépôt est celle de la réception en mairie, pas celle de l'envoi.

Avantage : Pas besoin de se déplacer
Inconvénient : Pas de vérification immédiate, délai postal

Dépôt en ligne (téléprocédure)

Depuis le 1er janvier 2022, toutes les communes de plus de 3 500 habitants doivent proposer le dépôt dématérialisé. Vous pouvez consulter votre dossier en ligne après le dépôt et suivre son état d'avancement en temps réel.

Avantages :

• Suivi en temps réel du statut dossier permis
• Pas de déplacement ni d'envoi postal
• Échanges dématérialisés avec l'instructeur

Points d'attention :

• Fichiers PDF de qualité (lisibles, < 10 Mo par pièce)
• Signature électronique parfois requise
• Vérifiez que la plateforme fonctionne avant le dépôt

Le pétitionnaire (c'est-à-dire vous, le demandeur) reçoit un accusé de réception électronique valant récépissé.

Le récépissé et le numéro de dossier

La délivrance du récépissé

Dès le dépôt, vous recevez un récépissé mentionnant :

• Le numéro de dossier unique
• La date de dépôt
• Le délai d'instruction applicable
• La date limite de réponse théorique

Ce document est fondamental : il prouve le dépôt et permet de calculer la date à laquelle le silence vaut accord (accord tacite).

Le format du numéro de dossier

Le numéro de dossier suit un format normalisé :

Exemple : PC 075 116 24 A0023

Types de demandes :

• PC : Permis de construire
• PA : Permis d'aménager
• PD : Permis de démolir
• DP : Déclaration préalable
• CU : Certificat d'urbanisme

Ce numéro est indispensable pour tout suivi dossier urbanisme ou échange avec le service instructeur.

Les étapes de l'instruction

Phase 1 : Enregistrement (J à J+15)

Le dossier est enregistré dans le système informatique de la mairie. À ce stade, le statut est "Enregistré". L'instructeur vérifie si le dossier est complet.

Phase 2 : Vérification de complétude (J+15 à J+30)

L'instructeur dispose d'un mois pour vérifier si le dossier complet est conforme. Deux issues possibles :

Si le dossier est complet : L'instruction se poursuit normalement. Vous ne recevez pas toujours de notification, mais le délai court.

Si le dossier est incomplet : Vous recevez une demande de pièces complémentaires listant les documents manquants. Le délai d'instruction est suspendu jusqu'à réception des pièces. Vous avez 3 mois pour répondre, sinon le dossier est classé sans suite.

Phase 3 : Instruction technique (J+30 à fin du délai)

Le dossier en cours d'instruction est analysé sur le fond :

• Conformité au PLU (zonage, règles de construction)
• Avis des services consultés (ABF, SDIS, service voirie, etc.)
• Vérification des plans et documents

Phase 4 : Consultations externes

Selon le projet, des avis peuvent être demandés :

• ABF (secteur patrimonial) : +1 mois au délai
• Commission de sécurité (ERP)
• Service des eaux (assainissement)
• Syndicat d'électricité (raccordement)

Ces consultations rallongent le délai d'instruction de 1 à 2 mois.

Phase 5 : Décision

L'instructeur prépare la décision :

• Accord : Arrêté favorable (avec ou sans prescriptions)
• Refus : Arrêté motivé (cite les articles du PLU non respectés)
• Sursis à statuer : Décision reportée (PLU en révision)

La décision est notifiée par courrier recommandé ou via la plateforme numérique.

Suivre l'avancement de votre dossier

Les différents statuts de dossier

Suivi en ligne

Si vous avez déposé en ligne, connectez-vous à la plateforme de votre commune pour consulter l'état avancement dossier. La plupart des systèmes (Urbanisme Facile, Cart@ds, etc.) affichent :

• Le statut actuel
• Les dates de dépôt et de décision prévisionnelle
• Les éventuelles demandes de pièces
• Les documents délivrés

Contacter le service urbanisme

Pour un suivi demande permis construire déposé en mairie, contactez le service urbanisme :

• Par téléphone aux heures d'ouverture
• Par courriel avec votre numéro de dossier
• En vous rendant sur place

Conseil : Attendez au moins 3 semaines après le dépôt avant de relancer. L'instruction prend du temps, et les instructeurs sont souvent surchargés.

Les délais d'instruction légaux

Ces délais courent à partir de la date de dépôt (si dossier complet) ou de la date de réception des pièces complémentaires.

Le maître d'ouvrage peut démarrer les travaux dès réception de l'autorisation, sans attendre la fin du délai de recours des tiers (à ses risques).

Cas pratiques et exemples

Exemple 1 : Déclaration préalable pour extension

Projet : Extension de 25 m² en zone U

Dépôt : 15 janvier 2025, récépissé n° DP 033 123 25 A0045

Chronologie :

• J+15 : Statut "En cours d'instruction"
• J+30 : Pas de réponse = accord tacite
• 15 février : Certificat de non-opposition demandé et obtenu

Délai total : 1 mois

Exemple 2 : Permis de construire avec demande de pièces

Projet : Maison neuve de 140 m²

Dépôt : 1er mars 2025, récépissé n° PC 044 234 25 B0012

Chronologie :

• J+20 : Demande de pièces (plan de coupe incomplet)
• J+35 : Réponse du pétitionnaire (pièces transmises)
• J+35 : Nouveau délai de 2 mois qui commence
• J+95 : Décision favorable

Délai total : 3 mois et 5 jours (suspension de 35 jours)

Exemple 3 : Permis en secteur ABF

Projet : Rénovation de façade à 300 m d'un monument historique

Dépôt : 10 avril 2025

Chronologie :

• J+15 : Transmission à l'ABF pour avis
• J+45 : Avis ABF reçu (favorable avec prescriptions)
• J+60 : Décision favorable avec prescriptions (couleur façade imposée)

Délai total : 2 mois (délai majoré pour ABF)

Consultez les infos pratiques sur les taxes et délais pour estimer la taxe d'aménagement applicable.

Que faire en cas de blocage ?

Dossier incomplet : comment réagir

Vous recevez une lettre listant les pièces manquantes. Répondez dans les 3 mois en fournissant :

• Uniquement les pièces demandées (pas de nouveau dossier complet)
• Une lettre d'accompagnement rappelant le numéro de dossier
• En recommandé avec AR ou via la plateforme

Le délai d'instruction reprend à la date de réception de vos pièces.

Silence prolongé : que faire ?

Si vous n'avez aucune nouvelle après le délai légal :

1. Demandez un certificat de non-opposition (DP) ou de permis tacite (PC)
2. La mairie a 15 jours pour vous répondre
3. Le certificat prouve l'existence de l'autorisation

Attention : L'accord tacite n'existe pas en secteur ABF, pour les ERP, ou si le projet nécessite un avis conforme.

Refus : les recours possibles

Un refus de permis peut être contesté :

• Recours gracieux : Lettre au maire dans les 2 mois
• Recours contentieux : Tribunal administratif dans les 2 mois

Pour un recours efficace, consultez un avocat en urbanisme. Les motifs de refus doivent être légalement fondés ; un refus arbitraire peut être annulé.

Si vous devez régulariser une situation existante, la procédure de régularisation est similaire mais nécessite de démontrer la conformité au PLU actuel.

Erreurs à éviter

Erreur n°1 : Déposer un dossier incomplet

Un dossier incomplet entraîne une demande de pièces et rallonge le délai de plusieurs semaines. Vérifiez la liste des pièces obligatoires avant le dépôt. Des exemples de dossiers permis peuvent vous guider.

Erreur n°2 : Oublier le récépissé

Sans récépissé, impossible de prouver la date de dépôt ni de calculer le délai d'instruction. Conservez ce document précieusement.

Erreur n°3 : Commencer les travaux sans autorisation

Même si le délai est dépassé, ne commencez jamais les travaux sans avoir en main l'arrêté ou le certificat de non-opposition. En cas de contrôle, l'amende peut atteindre 6 000 € par m².

Erreur n°4 : Ne pas répondre aux demandes de pièces

Une demande de pièces complémentaires sans réponse pendant 3 mois = dossier classé sans suite. Vous devrez tout recommencer depuis le début.

Erreur n°5 : Relancer trop tôt ou trop souvent

Harceler le service urbanisme est contre-productif. Les instructeurs traitent des centaines de dossiers. Relancez une seule fois, poliment, après 3 semaines sans nouvelle.

Questions fréquentes

Les professionnels qui peuvent vous aider

Pour un projet complexe, faites appel à :

• Un architecte : Obligatoire si surface > 150 m², il peut gérer le dépôt
• Un thermicien : Pour les attestations RE2020
• Un voisin conciliant : Prévenez-le avant le dépôt pour éviter les recours

Un balcon ou toute modification de façade nécessite généralement une déclaration préalable, même en copropriété.

Conclusion

Le suivi de votre dossier d'urbanisme ne doit pas être une source d'angoisse. Avec un dossier complet, un numéro de dossier bien noté et une connaissance des délais, vous maîtrisez le processus.

Les réflexes à adopter :

• Conservez précieusement votre récépissé
• Notez la date de fin de délai dans votre agenda
• Consultez régulièrement le statut en ligne (si dépôt dématérialisé)
• Répondez rapidement aux demandes de pièces
• Relancez une seule fois, après 3 semaines, poliment

Le silence de l'administration à l'expiration du délai vaut accord (sauf exceptions). Demandez alors un certificat pour sécuriser votre autorisation avant de commencer les travaux.

Sources : Articles R423-1 à R423-23 du Code de l'urbanisme, Service-public.fr